Ladrones de tiempo: ¿Cómo vencerlos? Optimiza tu tiempo

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Hoy queremos hablar de algo muy importante en cualquier trabajo: la optimización del tiempo. Es muy fácil pasarse el día delante del ordenador, haciendo recados y llegar agotado a casa con la sensación de tener montañas de trabajo por terminar y de no haber hecho nada.

Si te ha pasado o te pasa con frecuencia que acabas tu día con una lista infinita de tareas para el siguiente y te dices, agotado, “¡pero si no he parado!” te comentamos algunos trucos que te pueden ayudar.

OPTIMIZA TU TIEMPO

1.- Sé ordenado: Mantener el orden en tu espacio de trabajo, saber dónde tienes las herramientas  necesarias para el desarrollo de tu día a día laboral e incluso mantener “limpio” el ordenador puede hacerte perder mucho menos tiempo.

2.- Utiliza agenda: Y preferiblemente online, porque perder tu calendario en papel puede ser un gran disgusto. El calendario de Google es gratuito y te permite asignar distintos colores y utilizar alamas para no olvidar nada. Asignar un color a cada tarea te puede ayudar a reconocer en un vistazo rápido qué tienes que hacer durante todo el día. Al ser online puedes tenerla sincronizada en móvil, tablet y ordenador, lo que hará que nunca olvides nada y esté siempre accesible tu calendario.

3.- Planifica tus horas: ¿Cuánto tiempo necesitas para cada cosa? ¿Cuánto estás utilizando? ¿Cómo puedes mejorar tu rendimiento? Tener claro esto es muy necesario. Haz un cálculo estimado y optimiza tu tiempo.

4.- Controla tu rendimiento: No todos nos concentramos mejor a la misma hora. Hay personas que rinden más por las mañanas y otras que trabajan mejor por las tardes o noches. Planifica tu trabajo, en la medida de lo posible, en función de este parámetro. Las horas de mayor rendimiento personal son las que debemos asignar a las tareas que necesitan mayor concentración. De nada sirve “calentar la silla”.

5.- Prohibido procrastinar: Ya lo decían nuestras abuelas “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Salvo que estés muy disperso y vayas a “calentar la silla”, imponerte cumplir tus objetivos diarios puede ser difícil al principio pero al final será una costumbre y te habituarás.

CONTROLA TUS INTERRUPCIONES

Nunca había sido más fácil comunicarse y nunca habíamos perdido más tiempo con esta tarea. Uno de los mayores ladrones de tiempo en el día a día de cualquier trabajador es este: las comunicaciones. E-mail, whatsapp, facebook, facebook messenger, line, telegram, hangouts, skype, allo… un sinfín de apps invaden nuestros móviles -y algunas también nuestro ordenador en sus versiones de escritorio- son una de las mayores distracciones contra las que luchar a diario.

1.- Márcate un horario de lectura de e-mails y whatsapps: Lo importante es ponerse unas horas para revisar toda esta información. Por ejemplo, a primera y última hora de la mañana y a primera y última hora de la tarde. Para cosas urgentes, siempre es posible una llamada. Pero resulta demasiado tentador leer los whatsapps de amigos o grupos, sobre todo cuando lo que estás haciendo te resulta tedioso.

2.- Silencia los grupos de whatsapp.

3.- Asigna tonos distintos para amigos y compañeros de trabajo, así sabrás si has de leerlos y contestar o puedes continuar con tus horarios establecidos.

DESHAZTE DE LOS LADRONES DE TIEMPO

No es fácil detectarlos al principio, pero a medida que pasan las semanas y los meses puedes darte cuenta de qué personas aportan cosas positivas en tu vida -y/o a tu trabajo- y cuáles solo buscan su beneficio propio. Muchas quieren únicamente cumplir sus objetivos y satisfacer sus necesidades. Aprende a decir no y ahorrarás mucho tiempo y disgustos.

ADIÓS REUNIONES INFINITAS

Muchos estudios sobre clima laboral y optimización del tiempo muestran que una de las mayores pérdidas del mismo en el entorno de trabajo son las reuniones que duran horas y horas. Hazte esta pregunta: ¿Es necesaria esta reunión? Si lo es, valora si es posible hacerla a través de llamada o videollamada, las nuevas tecnologías pueden ser un gran aliado y ahorrarte mucho tiempo en desplazamientos.

HAZ PAUSAS

Los expertos dicen que el cerebro humano es incapaz de mantener la concentración más allá de dos horas seguidas. Por eso es muy importante que hagas una pausa de 10-15 minutos cada hora y media o dos horas. Y además, si trabajas sentado, es conveniente que te levantes y estires las piernas y, por supuesto, que mantengas una postura corporal correcta.

DESCANSA SUFICIENTEMENTE

El estrés y el cansancio suelen ir unidos y si no descansamos y dormimos las horas necesarias cada día, el cuerpo se resiente. No sólo somos menos eficientes y estamos más dispersos porque disminuye nuestra capacidad de concentración sino que además es malo para la salud y puede afectar a nuestro carácter.

 

Foto: kaboompics.com

About The Author

Directora de Comunicación, Social Media Manager y copy en Vincutato. Periodista especializada en comunicación online y marketing digital.

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